Papierloses Büro – Tipps zur optimalen Umsetzung

Auf die Frage nach den Vorteilen eines papierlosen Büros werden vor allem die Punkte Nachhaltigkeit und Kostenreduktion genannt. Trotzdem bietet ein papierloses Büro strukturiert und vor allem rechtlich richtig umgesetzt so viel mehr. Genau hier liegen jedoch auch die Knackpunkte. Hinzu kommt, dass besonders durch die Aufbewahrungspflicht einiger Dokumente der Begriff „papierarmes“ statt „papierloses“ Büro richtiger wäre, auch wenn sich die letztgenannte Formulierung durchgesetzt hat. Im folgenden Artikel gehen wir auf Vor- und Nachteile des papierlosen Büros ein, geben Tipps zur richtigen Umsetzung und zeigen einige rechtliche Anforderungen auf.

Allein für die Produktion eines einzigen Blattes Papier werden 10 Liter Wasser benötigt [i]. Da kann man schnell ins Grübeln kommen, wenn man bedenkt, wie gedankenlos wir manchmal drucken, schreddern und archivieren. Doch auch weitere Vorteile des papierlosen Büros lassen sich nicht von der Hand weisen:

• Nachhaltigkeit fördern (nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für das eigene Image) 
• Mobilität und zentraler Speicherplatz für alle Mitarbeiter
• Ersparnis von Druck- und Tonerkosten sowie überflüssiger Büro- und Archivfläche
• Weniger herumliegende Zettel reduzieren nachweisbar das gefühlte Stresslevel
• Verbessertes Zeitmanagement durch Suchersparnis in Ordnern oder Drucken und Versenden von externen Rechnungen
• Vereinfacht das Arbeiten in Echtzeit, Ergebnisse für jeden Mitarbeiter sofort sichtbar
• Vereinfachte Kommunikation mit vielen Features – z.B. Screen Sharing während einer Videokonferenz 
• Einfache Sicherung wichtiger Dokumente
• Datenschutz einfach möglich durch Berechtigungen
• Umsetzung meist gut und sicher durch Cloud-Lösungen, Kosten sind kalkulierbar

Nachteile des papierlosen Büros:

• Einführung meist schwierig und zeitaufwendig (Unterlagen müssen z.B. gescannt werden)
• Involvement aller muss stimmen, vom Chef bis zum Praktikanten
• Doppelablagen, verschiedene Versionen und ungeordnete Strukturen können entstehen
• Oftmals sind verschiedene Programme notwendig (z.B. für das richtige Einscannen von Eingangsrechnungen)
• Das Backup und die Sicherheit der Daten müssen einwandfrei funktionieren
• Technische Abhängigkeiten entstehen, z.B. von Strom und Internet
• Rechtliche Fragen müssen geklärt werden (Aufbewahrungspflicht, wann gelten elektronische Unterschriften z.B. nicht?)

Optimaler Ablauf der Einführung:

1. Richtiges Dokumentenmanagementsystem wählen (je nach Anforderungen)
2. Papier selbst bestmöglich vermeiden und Geschäftspartner informieren
3. Mitarbeiter einbeziehen und einweisen
4. Digitale Ordnerstruktur und Archiv aufbauen, Dokumentenbenennung festlegen
5. Richtigen Dokumentenscanner wählen (je nach Anforderungen, mindestens aber Duplexscan in 300dpi)
6. Ankommende und alte Dokumente einscannen
7. Papierarchiv aussortieren (Aufbewahrungspflicht beachten!)  
8. Sicherstellung des mobilen Arbeitens für alle Beteiligten
9. Angewöhnen des digitalen Arbeitens – kein grundloses Drucken, Notizen auf Tablets, Partner bitten Unterlagen digital zu senden, etc.
10. Durchhalten! Routine spielt sich bald ein!

Weitere Punkte, die Sie im Vorfeld klären sollten:

• Rechenzentrum oder Cloudnutzung? (z.B. extern durch Dropbox oder Google Drive)
• Datensicherheit prüfen (Backup, Diebstahlschutz, Manipulationsschutz)
• Datenschutz beachten (z.B. Rechtevergabe)
• Problem Strom/Technikausfall – was nun?
• Rechtliche Aspekte (Aufbewahrungspflicht/Archivierung/“richtig“ Scannen, Regelungen für z.B. Scannen von Eingangsrechnungen beachten (GoBD))
• Externe Dienstleister? (Beraten, Prüfung der Rechtskonformität, Übernahme des Scannens, etc.)
• Kosten-Nutzen-Rechnung (Kosten für Scanner, Sicherheitszertifikate und korrekte Archivierung, etc.)

Dies sind nur einige Tipps, die Sie vor und während der Umstellung beachten sollten. Für manche Branchen oder Unternehmen gelten weitere, vor allem rechtliche, Bestimmungen. Im Zweifel sollten Sie sich stets rechtlich beraten lassen.

[i] https://reset.org/act/dein-taeglicher-wasserverbrauch-der-wasser-fussabdruck