IT-Notfall: Damit aus Unwissenheit keine Fahrlässigkeit wird

Notfallpläne zu erstellen, hört sich im ersten Moment nach einer umfangreichen Aufgabe an. Und natürlich ist es das auch. Wenn ein Unternehmen auf alle möglichen Szenarien vorbereitet sein möchte, dann ist dies nicht nur eine verantwortungsvolle, sondern vor allem zeitraubende Aufgabe, die regelmäßig mit neuen Anforderungen konfrontiert wird.

Wiederanlaufplan nicht nur für IT-Notfälle

Auf was muss ein Unternehmen eigentlich vorbereitet sein? Die Frage lässt sich nicht so einfach beantworten. Erst recht nicht, wenn man die letzten Wochen, Monate und Jahre betrachtet. Wohl kaum ein IT-Verantwortlicher hat mit einer weltweiten Pandemie gerechnet, die die Arbeitswelt von heute auf morgen auf den Kopf stellt. Oder von Überschwemmungen in Gebieten, die nicht als „Hochwassergebiet“ ausgeschrieben sind.

Wie kann man sich also auf etwas vorbereiten, das einem eigentlich als unvorstellbar vorkommt? Mit den folgenden Punkten geben wir einen Überblick, worauf es bei der Notfallwiederherstellung besonders ankommt.

Datenverlust

Bei einem Verlust von Unternehmensdaten ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, die Daten schnell aus einer Datensicherung wiederherzustellen. Der Verlust kann dabei viele Ursachen haben:

• Cyber-Attacken
• Feuer- oder Wasserschaden
• Hardwareausfall
• Softwarefehler
• menschliches Versagen
• usw.

Das Notfallszenario des Datenverlusts ist gar nicht so unwahrscheinlich und kann zu einem echten Alptraum werden, auch finanziell. Daher raten wir zu regelmäßigen Tests des Backups.

In erster Linie müssen Backups dabei auf Funktionsfähigkeit getestet werden. Dazu ist es ratsam, nicht nur die Wiederherstellung auf Dateiebene, sondern auch die Wiederherstellung ganzer Server-Systeme sicherzustellen.

Legen Sie die RTO (Recovery Time Objective) und RPO (Recovery Point Objective)-Ziele im Vorfeld fest.

Was bedeutet das? Fragen Sie sich, wie lange es dauern darf, bis Daten wiederhergestellt sind und die Mitarbeiter*innen ihre Arbeit wieder aufnehmen können.

Wie lange dauert die Wiederherstellung von Daten und Systemen und hat sie reibungslos funktioniert?

Ein Test ist erst erfolgreich, wenn die Daten vollständig wiederhergestellt sind und die Systeme reibungslos arbeiten.

An welchen Stellen muss nachgebessert werden, damit eine Wiederherstellung schneller funktioniert?

Die Zeit für eine gute Dokumentation sollte bei jedem Test eingeplant werden. Nur so können im Nachgang Optimierungen am Notfallkonzept ermittelt und umgesetzt werden.

Was sind die Schritte, wenn ein Backup nicht wiederhergestellt werden kann?

Im besten Fall, so raten IT-Experten, haben Unternehmen nicht nur ein Backup. Probieren Sie also eine andere Sicherung und suchen Sie nach dem Fehler. Die Datensicherungen sollten an mindestens zwei unterschiedlichen Orten unabhängig voneinander gelagert werden. Testen Sie die Sicherungen so lange, bis für Sie zufriedenstellende Ergebnisse eintreffen.

Hardware-Ausfall

Ein Hardware-Ausfall kann, wie im ersten Schritt beschrieben, zu Datenverlust führen. Das ist in erster Linie ärgerlich, aber auch vermeidbar.

Gute Monitoringsysteme erkennen, wenn ein Gerät z. B. altersbedingt schwächelt und ersetzt werden muss. Aber auch Stromschwankungen oder Überspannungen können verhindert werden, in dem auf USV-Anlagen gesetzt wird.

Wichtige Systeme wie Firewalls, Router oder auch einfach Netzteile für systemrelevante Geräte, sollten schnell zu beschaffen oder sogar als Ersatzteile vor Ort sein. Ein schneller Austausch von defekten Geräten kann somit sichergestellt werden.

Software-Ausfall

Der Ausfall von Unternehmenssoftware kann viele Gründe haben. Technische Probleme beim Anbieter von Cloud-Lösungen zum Beispiel – oder fehlgeschlagene Updates.

Letzteres lässt sich bestenfalls durch eine Datensicherung beheben. Wenn allerdings Dienste nicht zur Verfügung stehen, sind Ihnen meistens die Hände gebunden. Wenn möglich, entwickeln Sie vorher einen Plan B.

Unterbrechung im Netzwerk oder der Stromversorgung

Schnell passiert – bei Bauarbeiten werden Stromleitungen getroffen. Ganze Straßenzüge sind ohne Strom, Produktionen stehen still, Bildschirme bleiben dunkel. Oft nur von kurzer Dauer, aber die Fehlerbehebung kann sich auch über Stunden oder Tage ziehen.

Prüfen Sie, ob die Arbeit ins Homeoffice verlegt werden kann. Produktionen können mit Notstromaggregaten am Leben gehalten werden. Wenn dies nicht machbar ist und die Versorgung in einem bestimmten Zeitfenster nicht sichergestellt werden kann, sollte man überlegen, die Produktion an andere Standorte oder zu Partnerunternehmen zu verlegen. Damit stellen Sie Lieferfristen sicher.

Wahrscheinlicher als ein Stromausfall ist die Unterbrechung der Internetleitung. Ratsam ist eine zweite, unabhängige Leitung bereitzuhalten. Die kann nicht nur Netzwerkschwankungen ausgleichen, sondern im Notfall auch die Betriebsfähigkeit im Ausfall der anderen Leitung sicherstellen.

Wer eine dauerhafte zweite Leitung nicht vorhalten möchte, kann auch eine mobile Lösung anwenden. Router, die sich bei Bedarf mit einer SIM-Karte ins LTE-Netz einwählen, wären hier eine Option. Die sollten dann aber bereits vor Ort sein oder schnell organisiert werden können.

Naturereignisse / Physische Gefahren / Evakuierungen

Katastrophenszenarien betreffen nicht immer automatisch IT-Systeme und können dennoch schädlich für Unternehmen werden. Ein Notfallplan sollte sich daher nicht nur auf die IT konzentrieren, sondern auch Geschäftskontinuitäts-Tests beinhalten.

Das wertvollste Gut, das ein Unternehmen haben kann, sind die Mitarbeiter selbst. Wenn Sie Schäden an der Belegschaft verhindern, schützen Sie nicht nur deren Gesundheit, sondern auch Ihren Betrieb und die Geschäftsfähigkeit.

Führen Sie regelmäßige Evakuierungsübungen für Brände, Bombendrohungen oder -entschärfungen durch. Je nach Geschäftsstandort können auch Erdbeben oder Überflutungen auftreten. In allen Fällen sollten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen wissen, was zu tun ist.

Testen Sie dafür auch regelmäßig alternative Kommunikationsmittel, um rechtzeitig warnen zu können und Informationen auszutauschen.

Personal

Wenn Mitarbeiter*innen nicht zur Betriebsstätte kommen können, ruht der Betrieb ebenfalls.

Quarantänemaßnahmen, Stillstand des ÖPNV durch Wetter oder Streik, Unzugänglichkeit der Betriebsstätte durch Naturkatastrophen oder terroristische Aktivitäten – in allen Fällen kann die Arbeit nicht ausgeführt werden und Unternehmen sind mit einer Unterbrechung konfrontiert.

Wie lange kann sich ein Unternehmen dies leisten? Ein Plan B ist unerlässlich.

Seien Sie also vorbereitet, wie bei der Corona-Pandemie, kurzfristig aufs Homeoffice umzustellen.

• Testen Sie regelmäßig Systeme und Plattformen zur Remote-Arbeit
• Testen Sie die Fähigkeit, den Betrieb zu verlagern

Eine vollständige IT-Dokumentation als Unterstützung im Notfall

Bei einem Notfallszenario herrscht absoluter Ausnahmezustand. Umso wichtiger ist es, einen genauen Plan zu haben, der Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Eine detaillierte Dokumentation über alle Systeme, über Prozesse und Abläufe hilft den Überblick zu behalten.

Als IT-Dienstleister stehen wir sowohl bei der Dokumentation als auch bei der Erstellung von umfassenden Notfallplänen für unsere Kunden und die, die es werden wollen, mit unserem Knowhow zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an, bevor es zur Katastrophe kommt.

Und auch dann gilt: Wir lassen Sie nicht im Stich. Mit unserer Erfahrung haben wir schon zahlreiche Unternehmen von größeren Schäden bewahrt.