Knigge für Videokonferenzen

7 Tipps, wie Sie sich in Videokonferenzen ins beste Licht rücken

Termine im virtuellen Raum sind dank moderner Technik und beispielsweise Microsoft Teams eine schnelle, spontane und kosteneffiziente Möglichkeit ein Meeting trotz räumlicher Distanz Face-to-Face abhalten zu können. Gerade in Zeiten wie diesen, in denen das Corona-Virus viele Menschen ins HomeOffice verbannt, nimmt die Beliebtheit von Videokonferenz deutlich zu. Wichtige Verhandlungen können so von Angesicht zu Angesicht geführt werden, kurze Rückfragen werden geklärt oder die gemeinsame Kaffeepause kann so mit den Kollegen verbracht werden.

HomeOffice = Arbeitszeit

Auch wenn es zuhause natürlich verlockend ist, in der Jogginghose vom Sofa aus zu arbeiten, bedeutet HomeOffice nicht, dass es nun arbeitstechnisch keinerlei Regeln und Gepflogenheiten mehr zu beachten gilt. Besonders bei Videokonferenzen oder Telefonaten ist es einfach unprofessionell, wenn im Hintergrund beispielsweise die laufende Lieblingsserie zu sehen oder zu hören ist. Damit Sie sich während Videokonferenzen selbst wortwörtlich ins beste Licht rücken können, haben wir einige Tipps zusammengestellt.

1. Die Vorbereitung

Die Vorbereitung einer Videokonferenz ist je nach Gesprächspartner unerlässlich. Der Kollege, mit dem man sich sowieso ein Büro teilt, achtet vermutlich nicht auf die Unordnung im Hintergrund. Ein potenzieller wichtiger Kunde stört sich dagegen eventuell am Chaos im Wohnzimmer. Wenn Sie Ihren Desktop sharen möchten, räumen Sie auch diesen vorher auf! Schalten Sie unbedingt die Hintergrundmusik aus und eliminieren Sie auch andere potenzielle Störfaktoren, wie bellende Hunde oder den Lärm sich streitender Kinder. Oftmals hilft es schon die Mitbewohner und Familienmitglieder bezüglich des Termins einzuweihen und die Tür hinter sich zu schließen. Schreiben Sie eine Agenda, die der Einladung angehängt werden sollte, legen Sie eventuell einen Moderator fest und klären Sie, ob ein Protokoll geschrieben wird und wenn ja, von wem.

2. Technik und Informationen checken

Funktionieren die Technik und das Konferenzsystem und haben alle ihre Zugänge oder muss erst noch eine Software installiert werden? Sätze von Zu-spät-Kommern wie „Ich musste erst noch ein Update aufspielen“, sollten Sie aus Ihrem Wortschatz streichen.

3. Regeln wie im echten Leben

Dazu zählen wie soeben erwähnt Pünktlichkeit, der Tonfall, sich ausreden lassen, Präsenz zeigen und dem anderen aktiv zuhören. Ablenkungen wie am Handy spielen oder E-Mails checken sollten Sie vermeiden. Auch sollte auf Essen verzichtet werden. Eben wie bei echten Meetings.

4. Die richtigen Mikrofon- und Kameraeinstellungen

Es sollte genug Licht vorhanden sein, damit Sie durch die Kamera gut zu sehen sind. Diese sollte so eingestellt sein, dass die anderen Teilnehmer Ihr ganzes Gesicht und die obere Hälfte Ihres Oberkörpers sehen können. Dann haben Sie den richtigen Abstand zur Kamera. Stellen Sie die Kamera am besten so, dass sie gerade reinschauen und trotzdem die anderen Teilnehmer auf dem Monitor sehen können. Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Das reduziert Störgeräusche und macht die Situation direkt für alle angenehmer. Auch Tippen auf der Tastatur oder zu lautes Atmen der anderen stören den Sprechenden dann nicht. Ist Ihr Mikrofon nicht stumm geschaltet, möchten Sie sich aber Notizen machen, so schreiben Sie diese am besten per Hand.

5. Mimik und Gestik

Haben Sie Spaß an der Sache und lächeln Sie, auch wenn Sie gerade nicht zu sehen sind. Ihre Stimme wirkt dadurch automatisch freundlicher. Sitzen Sie gerade an einem Schreibtisch und liegen Sie nicht auf dem Sofa oder im Bett. Nicken Sie, wenn Sie dem gegenüber zustimmen. Fangen Sie jedoch kein wildes Gestikulieren an. Dies wirkt nicht nur in Videokonferenzen übertrieben. Tipp: Sind Sie Brillenträger? Achten Sie darauf, dass Ihre Gläser entspiegelt sind. Ansonsten kann es dem Gegenüber schwer fallen Augenkontakt zu halten.

6. Andere Länder, andere Sitten

Videokonferenzen bergen vor allem mit Teilnehmern aus anderen Ländern einige Stolpersteine. Vergewissern Sie sich im Vorfeld, ob Sie andere Sitten und Bräuche beachten müssen. Amerikanische Geschäftsmänner und -frauen beginnen und enden Meetings zur vorgesehenen Zeit. Seien Sie also pünktlich und bringen Sie nur die Informationen ein, die wichtig sind, um nicht zu überziehen. Japaner vermeiden häufig offene Kritik und Konfrontation. Lernen Sie „nein“ zu sagen, ohne es direkt auszusprechen, da dies sonst sehr unhöflich rüberkommen kann. In Indien werden Videokonferenzen gerne mit privatem Smalltalk eingeleitet. Dies wird dann auch von Ihnen erwartet. Natürlich mag es auch immer Ausnahmen geben und Länder lassen sich nicht einfach pauschalisieren, aber prüfen Sie dennoch, ob Sie sich an kulturelle Gepflogenheiten zu halten haben und in wie fern diese Regeln in dem jeweiligen Unternehmen gelebt werden.

7. Der Dresscode

Kleiden Sie sich für Videokonferenzen entsprechend im Business Look. Auch die Kollegen möchten Sie vermutlich nicht im Schlafanzug sehen. Vermeiden Sie „Oben Business, unten Jogginghose“. Sollten Sie aufstehen müssen, zum Beispiel um etwas zu holen, wirkt dies unprofessionell. Helle Oberteile wirken dabei freundlicher. Tipp: Sich für das HomeOffice entsprechend für die Arbeit umzuziehen, hilft mental sich auf die Arbeit einzulassen. Ziehen Sie sich zum Feierabend dann erst die Jogginghose an, kann auch das Gehirn viel schneller den Weg in den Feierabend finden. So trennen Sie auch im HomeOffice ganz klar zwischen Arbeits- und Freizeit.   

Behalten Sie diese sieben Tipps im Hinterkopf und Sie werden ab sofort jede Videokonferenz ohne Probleme meistern!