Email-Signaturen mit CodeTwo Signatures leicht gemacht
Email-Signaturen sind oft mit keiner schönen Lösung verbunden. Die Wartung aller Signaturen gestaltet sich umständlich, da für jeden User Signaturen angepasst werden müssen. CodeTwo Signatures managed die Verwaltung der Email-Signaturen serverbasiert und verspricht Einfachheit in der Wartung. Doch wie funktioniert die Lösung im Praxiseinsatz?
Grundlagen CodeTwo Signatures
Die Grundlage für die Verwaltung liegt in der Grundstruktur der Anwendung. Signaturen werden regelbasiert und serverseitig gepflegt und können mit Attributen aus der Active Directory befüllt werden. Dadurch lassen sich globale Signaturen universal mit Informationen wie Namen, Telefonnummern, Emailadressen etc. füllen.
User-Signaturen lassen sich somit einfach pflegen und ein aufwendiges Einrichten neuer Signaturen entfällt, wenn neue Mitarbeiter im Unternehmen anfangen. Die Signaturen sind im ersten Augenblick nicht für die User sichtbar und können entsprechend nicht durch diese bearbeitet werden. Erst beim Versand über konfigurierte Sende- und Empfangsconnectoren wird die Signatur angefügt.
Verwaltung von CodeTwo Signatures
Die Verwaltung der Signaturen erfolgt mittels der Anwendungen CodeTwo Exchange Rules Pro oder CodeTwo Email Signatures for Office 365. Bei dem CodeTwo Office 365 wird ein verknüpftes Konto benötigt, über welches der Tenant angelegt ist. Erst nach erfolgreicher Authentifikation können Signaturen und Signaturregeln verwaltet werden.
Auch die Variante OnPrem kann durch Zugriffsregeln eingeschränkt werden. Hier können Active Directory Benutzer authentifiziert sowie Zugriffsrollen vergeben und konfiguriert werden.
Filterung der Email-Signaturen
Gepflegte Signaturen werden nach dem Versand der Mails mit der Signatur versehen. Dies ist möglich durch verschiedene Regeln. Durch diese lassen sich verschiedene Signaturen für unterschiedliche Mailadressen, Ziele und Verwendungszwecke erstellen.
Signaturen werden beispielsweise durch Filterung von Active Directory Attributen ausgesucht. User in unterschiedlichen Abteilungen erhalten beispielsweise unterschiedliche Signaturen, gefiltert anhand der AD-OU (Active Directory Organizational Unit), in welcher der Useraccount angelegt ist. Weitere beliebte Filtereigenschaften sind klassisch der Username oder die Mailadresse.
Des Weiteren kann gewählt werden, ob eine Signatur nur intern, extern oder in beiden Fällen angehangen wird.
Exchange und Transport
Email-Signaturen mit CodeTwo Signatures gibt es für OnPrem-Servern sowie für Office 365. Hybrid-Umgebungen bestehend aus OnPrem und Office 365 Exchange lassen sich ebenfalls abbilden.
Für beide Varianten werden serverseitig Transportregeln und Sende- und Empfangsconnectoren angelegt. Nur bei der Nutzung dieser Connectoren können Signaturen angehangen werden. Die Sendeconnectoren sind so konfiguriert, dass über einen Smarthost seitens CodeTwo weitergeleitet wird.
Hybridumgebung für Code-Two Email-Signaturen
In einer Hybridumgebung werden OnPrem-Server, wie Online Dienste seitens Office 365 genutzt. Hierbei sind oft Mailboxen verteilt auf beide Servervarianten. Damit die Signaturverwaltung nicht erneut in verschiedene Verwaltungen übergeht, behilft man sich durch die Konfiguration weiterer Sendeconnectoren. Diese werden so eingestellt, dass der lokale OnPrem Exchange über die Verbundsvertrauensstellung mit dem Exchange Online versendet. Der Exchange Online gilt seitens des OnPrem somit als Smarthost für die Weiterleitung.
Die Konfiguration des CodeTwo, sowie die Verwaltung erfolgen anschließend seitens „CodeTwo Signatures for Office 365“.
